株式会社クニエ
DOCUMENT DIGITAL TRANSFORMATION
文書管理・DX化支援サービス
文書管理・DX化に関する業務効率化とリスクマネジメントをTMI P&SとQUNIEがワンストップで両立いたします。
企業を取り巻く文書管理・DX化の歴史
■ 電子データの容量が爆発的に増加する一方で、依然として紙文書も根強く残っており、文書管理規定の整理と運用構築が追い付いていない状況が多々見受けられます。
①紙文書：
オフィス内の文書はほとんどが紙文書で管理され、保管は個人の引き出しやキャビネット、倉庫で行われていた。現在においてもこの名残から「原本＝紙文書」としている企業も多く、依然として紙は残り続けている。
②ファイルサーバ：
紙文書から電子データに社内文書の主役が変わり、ファイルサーバを立てて管理するようになったが、文書管理に関する規定や手順の整備が遅れサーバ内が野放し状態になっていった。
③文書管理システム：
部門ごとに個別システムを導入し文書管理を行うようになったため、システムにアクセスできない他部署は紙文書や電子文書の複製を行い、結果的に文書量は飛躍的に増大文書管理・DX化における3つの課題
①紙文書に関する課題
■ 多くの日本企業において、紙文書の管理は永遠の課題であり、ペーパーレス化が推奨されている現在においてもオフィス内や書庫、倉庫に大量の紙文書が散在しています。
- 業務で紙文書を使用することが多く持ち出しもできない為、リモートワークができない
- スキャンデータの不備などによる撮り直しが心配で原本の紙文書を破棄できない
- 保管場所を取りすぎて物理スペースが足りない
- 「永年」など規定上長期の保管が義務付けられている紙文書は品質劣化や破損のリスクがある
②検索性と可用性に関する課題
■ 紙文書の場合、対象を見つけるまでに相当な時間を要し業務効率の大幅な悪化を招きます。また、電子化されたデータであっても、すぐに検索ができ、かつ利用できる状態になっていないと、紙文書と同様に業務効率の向上が見込めません。
- 書庫や倉庫の中にある大量の紙文書から目的の1枚を発見するのに無駄な時間を要する
- 電子化したデータのファイル名称が読み取り時デフォルトの英数文字だけで構成されており、他の検索手段も無く、結果として一つ一つ開いて中身を確認する必要がある
- 文書管理システムは導入しているが、データの利活用が進んでいない
③規定やルールに関する課題
■ 本来であれば電子データや紙文書の保存に関する根拠となるものですが、形骸化した状態で放置されている事例が多々見受けられます。
- 何年も見直しがされておらず業務や情勢の実態に則していない
- 「永年保存」とされている紙文書や電子データの存在で倉庫やファイルストレージが圧迫する
- 明確な目的無く保存されている文書が全て有事の際に調査対象となり、莫大な費用が発生する
サービス提供イメージ①紙文書の電子化
■ 文書管理の専門知識と法的知見を用い、電子化後の電子データに関して、欲しいものがすぐに見つかるという「検索性」と、訴訟等の有事対応にも原本として使用できる「完全性」を担保した紙文書のスキャンを行います。
サービス提供イメージ②文書のDX化支援
■ 文書管理の現状をアセスメントし、貴社のワークフローやデータの利活用に合わせた管理方法をアドバイスします。ユーザー目線だけではなく、法的根拠に基づく保存期限を考慮したライフサイクル管理や、保存場所、アクセス制限といった整備も行います。
■ 電子署名フローの構築支援やセキュリティ体制の監修・構築支援を行います。お客さまのセキュリティ要件等を把握し、セキュリティ体制構築などのサポートによって、電子契約の導入・運用を成功に導きます。
①導入サポート
・電子化対象の契約書選別
・民事訴訟に耐えうる証拠化フローの構築
②セキュリティ体制サポート
・電子契約に関するセキュリティのアセスメントや個人情報保護法対応
③運用サポート
・契約書の期限管理や自動更新に関する運用アドバイス
サービス提供イメージ③規定・ルールの整備
■ リスクマネジメントの観点から見ると、例えば訴訟の際に論点となるのは、該当文書が規定通りに保存されているか、または廃棄されているかであり、管理方法を誤れば最悪の場合企業の存続を左右することもあります。当社では、豊富な有事対応の経験を活かし、これら文書管理規定や手順、保管年限表といった書類を、法律的観点も踏まえアドバイスします。